IBM indså hurtigt vigtigheden i korrekt ferieregistrering
Ny ferielov - nye krav
Den 1. september 2020 trådte en ny ferielov i kraft i Danmark. For at komme godt ind i den nye lov, var en overgangsordning nødvendig. En ny ferielov og overgangen dertil stiller fortsat krav til de danske virksomheder - heriblandt er vigtigheden i korrekt ferieregistrering.
I denne artikel fortæller IBM Danmarks HR-direktør, Anne Marie Ravn, og HR Transformation and Operations Leader, Klaus Ottosen, om, hvordan IBM blev klar til den nye ferielov og overgangsordningen med hjælp fra Visma Enterprise.
IBM kom tidligt i gang med de interne indsatser
I foråret 2019 var IBM Danmark til et møde med deres løn-administrationspartner, Visma Enterprise, og her blev de bekræftet i, hvor omfattende og kompleks den nye ferielov er. Kort efter valgte IBM at oprette både en projekt- og en styregruppe, som skulle tage sig af den nye ferielov på et henholdsvis praktisk og strategisk plan.
“Vi blev hurtig klar over, at den største forandring ville være at få medarbejderne til at forstå, at de fremadrettet ville blive nødt til at planlægge ferie og samtidig få alle feriedage registreret korrekt og rettidigt.
Det ville betyde en væsentlig omvæltning for os - da det langt fra var alle medarbejdere, der har gjort det løbende”, forklarer Anne Marie Ravn.
“Ja, for selvom vi var systemunderstøttet både i forhold til vores løn- og HR-system, så stiller samtidighedsferie højere krav til, at registrering af ferie for den enkelte medarbejder bliver gjort korrekt og rettidigt. Derfor var et af vores første tiltag også at få noget indledende kommunikation ud til vores medarbejdere, som vi startede på lige før sommerferien 2019”, forklarer Klaus Ottosen.
Derfor er korrekt ferieregistrering vigtig
Med den nye ferielov følger samtidighedsferie, som du kan læse mere om her. Den 1. september 2020 var startskuddet for at afholde ferie samtidig med, at vi optjener den. Den ændring gør det nødvendigt at registrere ferie korrekt, hvis både medarbejdere og virksomheder ønsker at bevare overblikket over tilgængelige feriedage.
Derudover gør korrekt ferieregistrering det nemmere for virksomheder, når det kommer til hensættelse af feriepenge og driftplanlægning. Fx i forhold til at se, om der er nogle afdelinger, der ikke får afholdt deres ferie.
Den nye ferielov kan derfor ses som en god anledning for virksomheder til at få medarbejdere til at registrere ferie korrekt og rettidigt.
IBM begrænsede sine kilder til information om den nye ferielov
IBM oplevede først, at for meget information ikke nødvendigvis gjorde forståelsen for den nye ferielov nemmere - for information på området er der masser af.
“Da den nye ferielov blev vedtaget, væltede det med information på nettet - og det kunne godt være lidt svært at finde rundt i. Derfor er du nødt til at holde dig til et mindre, men repræsentativt fundament af kvalificerede kilder, som du har tillid til - og der har vi valgt Visma Enterprise og borger.dk”, fortæller Klaus Ottosen.
“Ja, for ellers kan man blive ved med at finde, læse og forsøge at forstå den samme information, der bliver forklaret på forskellige måder”, uddyber Anne Marie Ravn.
En e-bog, en video, et forum til spørgsmål - og flere interne reminders
Med afsæt i få informationskilder startede IBM med at kommunikere til deres medarbejdere om, hvad den nye ferielov vil betyde for dem.
“Kommunikationen til vores medarbejdere har i høj grad taget udgangspunkt i tilsendt materiale fra Visma Enterprise, som vi har videreformidlet på vores egne interne kanaler”, fortæller Klaus Ottosen.
“Ja, og som noget af det første kommunikation til vores medarbejdere, har vi blandt andet delt Visma Enterprises e-bog, som kommer hele vejen rundt om starten på den nye ferielov”, forklarer Anne Marie Ravn.
Udover at sende relevant eksternt materiale til medarbejderne, valgte IBM også selv at holde et internt møde i efteråret 2019 for alle medarbejdere, hvor de havde inviteret en jurist fra Visma Enterprise.
“Til mødet gennemgik vi den nye ferielov, hvad der ville blive de største forandringer, og fik tips og tricks til, hvad de skulle gøre”, forklarer Anne Marie Ravn.
“På baggrund af mødet fik vi så lavet en intern video, som gennemgår alle vigtige elementer af den nye ferielov, de ting som vi internt kunne gøre i fællesskab, og det som medarbejderne selv skulle gøre”, uddyber Anne Marie Ravn.
IBM forklarer, at videoen var en stor hjælp for dem og fungerede som et opslagsværk, som medarbejderne kunne se og lytte til, når der var behov for afklaringer.
Videoen gav både medarbejderne afklaringer på deres spørgsmål, samtidig med at den hjalp med at videreformidle budskaberne omkring den nye ferielov. Som supplement til videoen, åbnede IBM Danmark også op for medarbejdernes spørgsmål på deres HR-platform.
“Da mange af vores medarbejdere stillede de samme spørgsmål, har vi også et forum på vores HR-platform, hvor alle kunne stille spørgsmål og finde svar på tidligere spørgsmål”, fortæller Klaus Ottosen.
IBM blev godt rustet til at gennemføre en nødvendig adfærdsændring
Selvom den nye ferielov ikke er så ny mere, arbejder IBM Danmark fortsat på at komme godt ind i den.
“Vi arbejder hele tiden på at få vores medarbejdere til at forstå, at de er nødt til at sætte sig ind i den nye ferielov - og det kan man ikke bare gøre på et minut”, forklarer Klaus Ottosen.
“Derfor gentager vi også budskabet om vigtigheden i at registrere ferie korrekt, så tit som vi kan. For vi skal have det indarbejdet som en vane, og det tager tid. Men her er det rart at føle tryghed i at være godt klædt på til den nye lov - og det er blandt andet takket været Visma Enterprise, som har været en rigtig god sparringspartner for os”, understreger Anne Marie Ravn.
Anne Marie Ravn
HR-direktør
Klaus Ottesen
HR Transformation and Operations Leader