Sydbank effektiviserede deres arbejdsgange med nyt lønsystem
Branchekendskab og systemintegration betød genvalg
Sydbank konverterede til en nyere lønløsning fra Visma Enterprise og fik en række muligheder for at effektivisere arbejdsgange og øge indsigten i egne løn- og HR-forhold.
Da Sydbanks tidligere lønløsning fra Visma var under afvikling, stod administrationschef Poul Mai med en vigtig beslutning: Skulle de konvertere til en nyere lønløsning fra Visma. Eller var det måske anledningen til at prøve noget nyt?
“Vi kiggede på forskellige leverandører i markedet. Men hos mange af dem skulle vi selv stå for opsætning af lønløsningen, så den understøttede vores behov i forhold til overenskomster, regler osv. Hos Visma Enterprise klarer de den del for os. Derudover er Visma Enterprise leverandør til andre store finansvirksomheder og har tilrettet løsningen til den branche. Det betyder, at de ved, hvad de snakker om. Så vi valgte at konvertere til Visma Løn, fordi vi følte os i mest trygge hænder hos Visma Enterprise,” fortæller Poul Mai.
Grundigt forarbejde og godt samarbejde
Selve konverteringsprocessen fra den gamle til den nye løsning bar præg af grundigt forarbejde og et godt samarbejde mellem Vismas konsulenter og Sydbanks egne projektledere. Efter en indledende analyse og behovsafdækning udarbejdede Visma Enterprise en konverteringsplan på tre måneder. Den blev holdt til punkt og prikke – også selvom Sydbank stillede specielle krav til opgaven. Blandt andet er der særlige forhold vedrørende medarbejdernes pensionsafregninger. Men de udfordringer er alle sammen blevet løst.
“Jeg tror, at konverteringsprocessen kostede Vismas konsulenter blod, sved og tårer. Stor cadeau til dem for at nå i mål.”
Poul Mai, administrationschef i Sydbank
Testmiljø et stort plus
Forud for konverteringen var der lidt nervøsitet blandt Poul Mais kolleger. For kunne man nu også nå det på bare tre måneder? Og var lønnen nu også korrekt, når de gik live med den nye løsning? Det kunne man, og det var den.
“Det kostede lidt overarbejde, men det lykkedes. I dag kan jeg næsten ikke huske, hvordan den tidligere løsning fungerede,” siger Poul Mai.
Han tilføjer, at Sydbank undervejs i processen har været glade for det testmiljø, Visma Enterprise stillede til rådighed.
“Testmiljøet gjorde, at vi på forhånd kunne køre lønsedler ud og tjekke, om alt var korrekt i forhold til pension, ATP osv. Det betød, at vi fandt nogle småfejl, som vi kunne nå at rette til inden den første rigtige lønkørsel.”
Reduktion af manuelle arbejdsgange
Med valget af Visma Løn fik Sydbank mulighed for at koble lønløsningen sammen med Vismas HR-løsning. Sydbank har hidtil anvendt et egenudviklet personaleadministrationssystem med over 15 år på bagen. Det trænger ifølge Poul Mai til en “væsentlig” opgradering.
“Vi har et utal af småsystemer, som samler data op og leverer dem til personaleadministrationssystemet. Det er en bagvendt måde at gøre tingene på. Med Vismas HR-løsning kan alle personaledata blive registreret og samlet ét sted. Derudover får vi en løsning, som lever op til de kommende krav i EU’s nye persondatalov, hvilket heller ikke er uvæsentligt. Og så får vi dybe integrationer mellem løn- og HR-løsningen, så vi kan skære ned på antallet af manuelle arbejdsgange. Data kommer til at flyde frit mellem systemerne,” siger Poul Mai.
Det rigtige valg
Med samspillet mellem Visma Løn og Visma HR får Sydbank på flere områder en nemmere hverdag. De kan lægge lønforhold ind på forhånd – eksempelvis en kommende lønforhøjelse – som automatisk bliver eksekveret til et aftalt tidspunkt. De kan også løbende afvikle og annullere lønkørsler for at teste og tilrette resultatet. Og så kan Poul Mai begynde at fodre direktionen med nye typer rapporter.
“Med rapportmodulet i Visma Løn kan jeg selv trække rapporter, som tidligere krævede hjælp fra Visma Enterprises konsulenter. Særligt muligheden for at samkøre data fra vores systemer tror jeg, får stor værdi. Det giver eksempelvis mulighed for at kigge nærmere på performancemålinger, lønniveauer, udbetaling af overarbejde osv. De data kan vi sammenligne på tværs af filialer og geografi, så vi får en dybere indsigt i vores personaleforhold,” siger Poul Mai og slutter: “For os har valget af Visma Enterprises løsninger været det rigtige. Det tør jeg godt sige allerede nu.”
“Vi valgte at konvertere til Visma Løn, fordi vi følte os i mest trygge hænder hos Visma... ”
Poul Mai, Administrationschef i Sydbank
Kontakt os
Får vores løsning hos Sydbank dig til at overveje en ny lønløsning hos Visma Enterprise? Udfyld formularen, så tager vi en uforpligtende snak om, hvordan I styrker jeres forretning.
Drejer din henvendelse sig om support, kan du finde mere info her