De nye lovkrav om tidsregistrering

Alt du bør vide om de kommende regler, og hvad de betyder for dig

Seneste nyt om lovkravene for tidsregistrering

Opdateret 24. april 2024

D. 23. januar 2024 vedtog Folketinget et lovforslag, som pr. 1. juli 2024 forpligter alle danske arbejdsgivere til at sikre medarbejdernes mulighed for tidsregistrering. Lovforslaget får betydning for alle arbejdsgivere og vil kræve nye processer og systemer for mange danske virksomheder.

Med de nye lovkrav gennemfører regeringen derved dele af EU-Domstolens afgørelse om tidsregistrering fra 2019. I denne artikel kan du bl.a. læse om:

Baggrunden for lovforslaget: EU-dommen fra 2019 kort fortalt
Lovkrav for tidsregistrering: Hvad siger loven?
En tjekliste til at blive compliant, inden loven træder i kraft d. 1. juli?
Hvilke funktioner skal du lede efter i et tidsregistreringssystem?

EU-dommen om tidsregistrering fra 2019 kort fortalt:

I 2019 vandt den spanske fagforening, CCOO, en sag ved EU's domstol, hvor de anklagede Deutsche Bank for at krænke EU's arbejdsdirektiv. Med afgørelsen fastslog EU, at alle medarbejdere i medlemslandene skal sikres mulighed for at håndhæve deres ret til maksimal arbejdstid og hvileperioder.

Sagens afgørelse har stor betydning for Danmark som medlemsland, da danske virksomheder fremover har pligt til at registrere alle medarbejderes arbejdstid. Tidsregistreringen skal være objektiv og pålidelig. Afgørelsen fastslog desuden, at virksomheder har ansvar for at sikre gennemsigtighed i et tilgængeligt system, så myndighederne til enhver tid kan foretage inspektioner.

Hvad går de nye tidsregistreringsregler ud på?

Det er vigtigt at bemærke, at der allerede er regler for maksimal ugentlig arbejdstid som en del af EU's arbejdstidsdirektiv. De kommende lovkrav er dermed en tilføjelse til loven, som skal sikre overholdelse af de eksisterende regler via et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system.

Eksisterende regler fra arbejdstidsdirektivet:

Det er bl.a. disse regler om maksimal ugentlig arbejdstid, som den spanske fagforening (CCOO) mente, at Deutsche Bank krænkede.

48-timers reglen: Medarbejdere må ikke arbejde mere end 48 timer om ugen i gennemsnit inden for en hvilken som helst periode af fire kalendermåneder. Højesteret fastslog i 2017, at medarbejderen som udgangspunkt har krav på 25.000 kr. i godtgørelse, hvis det overskrides.
11-timers reglen: Medarbejdere skal have 11 sammenhængende hviletimer indenfor 24 timer. Medarbejdere må altså maksimalt arbejde 13 timer i streg.
Medarbejdere har krav på en ugentlig fridag

Kommende tidsregistreringsregler som følge af EU-dommen fra 2019:

Der er metodefrihed til, hvordan man vælger at registrere tid, og det er altså ikke lovpligtigt med et digitalt tidsregistreringssystem, så længe man overholder lovkravene.

Virksomheder i EU's medlemslande, herunder danske virksomheder, skal have et system til at registrere arbejdstid på et nøjagtigt og pålideligt grundlag.
De registrerede oplysninger omkring tidsregistrering skal opbevares og være tilgængelige i 5 år.
Alle medarbejdere i medlemslandene skal have mulighed for at håndhæve deres ret til maksimal ugentlig arbejdstid og hvileperioder.
Systemet skal være tilgængeligt for kontrolindsatser for at sikre, at kravene i direktivet overholdes.

Hvad skal registreres?

Det er ikke nødvendigt at registrere ‘komme og gå’-tider. Man skal derimod registrere afvigelser fra den normale arbejdstid.

Det skal være muligt at registrere over-/underarbejde og andet arbejde, der ikke kan betragtes som hviletid

Det er summen af den daglige arbejdstid, som skal registreres. Det er ikke nødvendigt at registrere, hvornår på dagen, man har arbejdet.

En tjekliste til at blive compliant

Hvis din virksomhed ikke allerede har en plan for håndtering af de nye lovkrav for tidsregistrering, er det vores klare anbefaling, at I kommer i gang med det samme! Dette afsnit skal hjælpe jer med at få styr på planlægningen og sikre jer, at I bliver compliant.

Tjek om jeres eksisterende systemer er compliant med den nye lovgivning. Hvis ikke, så skal I finde et tidsregistreringssystem snarest muligt.

Hos Visma Enterprise tilbyder vi to solide og brugervenlige løsninger, som begge er 100% compliant med lovkravet om tidsregistrering. Har I behov for en tidsregistreringsløsning, der kan det hele, er Visma Time løsningen for jer. Ønsker I derimod en løsning, der har de mest grundlæggende funktioner til at registrere arbejdstid, er Self Service via My Visma tilstrækkeligt.

Tag stilling til, om I har selvtilrettelæggere:
I lovforslaget kan visse medarbejdere undtages lovkravene om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid, hvis de kan betegnes som selvtilrettelæggere. Man kan betegnes som selvtilrettelægger, hvis man selv tilrettelægger sin tid eller, hvis ens arbejdstid ikke kan fastsættes på forhånd.

Følgende er vigtigt at være opmærksom på omkring selvtilrettelæggere:

Arbejdsgivere må ikke kategorisere medarbejdere som selvtilrettelæggere.
Der skal foretages en individuel vurdering af den enkelte medarbejder.
Det skal aftales direkte med den enkelte medarbejder
Det skal det fremgå tydeligt af ansættelseskontrakten eller et tillæg, at en medarbejder er selvtilrettelægger, og at man dermed er undtaget registreringspligt samt overholdelse af maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid.
Der foreligger ikke nogen udtømmende liste eller en entydig fortolkning af selvtilrettelægger-begrebet, og det er derfor vigtigt, at I som virksomhed selv tager stilling til, hvilke af deres medarbejdere, I vurderersom selvtilrettelæggere.

Sørg for at have en klar personalepolitik for tidsregistrering. I kan hente vores skabelon til en personalepolitik her. Denne politik er udarbejdet af vores egen HR afdeling, men det er vigtigt, at I tilpasser politikken til at afspejle jeres forretning.

Det er vigtigt, at I er bevidste om, at det er den enkelte virksomheds eget ansvar at tage stilling til deres medarbejdertyper, herunder hvilke der er selvtilrettelæggere. Ligeledes skal I selv tage stilling til, hvad der ligger under den daglige arbejdstid, og hvad der kan betegnes som hviletid.

Tjek, at jeres processer og tidsregistreringssystem er compliant med GDPR:

De registrerede oplysninger skal overholde de generelle principper for behandling og opbevaring af personoplysninger.
I har oplysningspligt, dvs. alle medarbejdere skal oplyses om registreringen af deres arbejdstid.
De konkrete aktiviteter for behandling af personoplysninger ifm. tidsregistrering skal beskrives og være tilgængelig for alle medarbejdere. Dette skal gøres i henhold til databeskyttelsesloven.
I skal sikre, at I opbevarer de registrerede oplysninger i 5 år, og jeres sletteregler skal derfor overholde dette.

Formål med de nye tidsregistreringsregler

Formålet med de nye EU-tidsregistreringsregler er blandt andet at sikre retfærdighed og gennemsigtighed på arbejdspladsen. Reglerne skal bidrage til at beskytte medarbejdere mod overarbejde og overdreven arbejdsbyrde.

Danske virksomheder pålægges et større ansvar for at sikre opretholdelse af sunde arbejdsforhold og sikre overholdelse af reglerne for maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid. Arbejdsgivere skal kunne dokumentere, at de betaler deres ansatte for alle arbejdstimer, og at arbejdstiden afholdes i overensstemmelse med direktivet og national ret. Derudover skal reglerne sikre, at arbejdsgivere og arbejdstager kan have en retfærdig og transparent dialog med hinanden.

Danske arbejdsgivere og arbejdstagere er vant til fleksibilitet

Det danske arbejdsmarked er vant til fleksible arbejdsgange, og der er tradition for, at leder og medarbejder har en høj grad af tillid til, hvornår man møder ind og går igen. Mange danskere er vant til eks. at hente børn tidligt og udligne arbejdstiden ved computeren om aftenen uden at skulle registrere tiden. I en tid hvor danskerne kræver mere balance mellem arbejde og privatliv, kan de nye tidsregistreringsregler møde modstand.

Det er derfor vigtigt at sikre, at fleksibiliteten respekteres, og det er nødvendigt at have klare personalepolitikker og processer, som først og fremmest sikrer overholdelse af loven, men som også sikrer medarbejdernes fleksibilitet.

Overhold EU-reglerne med et fleksibelt og digitalt tidsregistreringssystem

I takt med at de nye tidsregistreringsregler rulles ud på det danske arbejdsmarked, bliver det mere og mere nødvendigt at sikre sig præcis tidsregistrering. Hvis I stadig bruger manuelle processer eller Excel-ark til at holde styr på arbejdstiden, så er det en god ide at tage skridtet videre.

Tidsregistreringssystemet skal være pålideligt

Et afgørende krav for at overholde de nye tidsregistreringsregler er, at det skal være pålideligt. Og det er stort set umuligt - og meget risikabelt - at sikre sig et pålideligt system, hvis I fortsat bruger manuelle metoder med risiko for menneskelige fejl. Der er behov for præcis, simpel og elektronisk tidsregistrering. Heldigvis er der mange andre fordele ved at investere i et digitalt tidsregistreringssystem.

Hvad er fordelene ved et digitalt tidsregistreringssystem?

For nogle danske virksomheder vil de nye tidsregistreringsregler virke som en byrde, men med det rigtige tidsregistreringssystem er det intet problem at håndtere den kommende lovgivning. Og så giver det desuden store strategiske fordele at have styr på sine tidsregistreringsprocesser.

Effektiv tidsregistrering kan øge jeres effektivitet og give værdifuld indsigt i rentabiliteten i jeres forretningsprocesser.

1. Overholder lovgivning og regler

Lad os få den ud af verden: Et tidsregistreringssystem gør det simpelthen lettere at overholde loven. Det bliver et krav for alle danske virksomheder at have styr på korrekt og pålidelig registrering af arbejdstiden, så reglerne for maksimal ugentlig arbejdstid og hviletid ikke bliver brudt. Hvis I ikke overholder dette, kan det føre til juridiske, økonomiske og administrative konsekvenser.

2. Reducerer fejl i lønkørslen

Et moderne tidsregistreringssystem reducerer lønfejl. Visma Time registrerer eksempelvis medarbejdernes timer automatisk, og ved afvigelser fra normtiden aktiveres der automatisk en kædereaktion i systemet.

Denne automatik tager højde for ansættelsesforhold, diverse tillæg og overenskomster m.m. og sender registreringen til godkendelse hos nærmeste leder og hos lønbogholderen.

Dette reducerer risikoen for menneskelige fejl og hjælper med at garantere, at tiden registreres i henhold til reglerne, herunder at jeres medarbejdere betales korrekt.

3. Forbedrer medarbejderproduktivitet

Moderne tidsregistreringssystemer kan også forbedre jeres produktivitet, da det giver jer fuldt overblik over, hvordan arbejdstiden bliver brugt. Ved at registrere al data om medarbejdernes tidsforbrug kan jeres ledelse identificere ineffektive processer eller opgaver, som jeres medarbejdere bruger meget tid på.

De kan også identificere, hvor jeres medarbejdere bruger mindre tid end forventet, og om I skal overveje at tildele flere eller færre opgaver til forskellige områder.

4. En mobil-app gør det let for jeres medarbejdere og ledere

Slut med timesedler og manuel indtastning. De fleste tidsregistreringssystemer giver mulighed for simpel registrering og godkendelse af tid og alle typer fravær direkte fra en mobil-app.

Det gør det let for medarbejdere og ledere at foretage deres tidsregistreringer - og at holde styr på arbejdstiden. Med Visma Time app eller Self Service via My Visma kræver det ikke andet end et par kliks på telefonen, og så er der styr på tidsregistreringen.

5. Registrer kørsel og udlæg

Med et tidsregistreringssystem kan jeres medarbejdere og ledere nemt registrere og godkende tidsforbrug, kørsel, diæter og udlæg. Ved en integration til jeres ERP-system, bliver registreringer automatisk faktureret. Simpel, papirfri og digital tidsregistrering.

6. Bedre bemandingsbeslutninger

Moderne tidsregistreringssystemer kan give et præcist overblik, så I kan træffe bedre beslutninger om, hvordan vagtplanen skal se ud. Arbejdsgiverne kan bruge dataene til at identificere travle perioder og justere bemandingen efter behov.

7. Udveksling af stamdata mellem systemer

Denne fordel får I kun, hvis I sikrer jer, at der er integration mellem jeres lønsystem og tidsregistreringssystem.

Moderne tidsregistreringssystemer kan også forbedre lønadministrationen ved at automatisere registreringen af medarbejderens timer. Dette reducerer administrationen, sparer tid og øger nøjagtigheden og sikkerheden for medarbejdernes oplysninger. Visma Time udveksler stamdata i realtid med vores lønsystem, Visma Løn, så I kun skal oprette og vedligeholde data ét sted.

Hvordan kommer I i gang med effektiv tidsregistrering?

Når det kommer til implementering, så følger vi i fællesskab en fast proces, når vi indleder et nyt samarbejde. Vi ved nemlig, at det giver det bedste resultat.

Processen starter med en grundig analyse af jeres behov og muligheder. Herefter udarbejder vi sammen en plan for etablering af entenVisma Time eller Self Service via My Visma i din organisation. Denne plan kan omfatte alt fra brugerroller til systemintegrationer. Når implementeringen er afsluttet, og de nødvendige tests er kørt, vil vores eksperter give jer træning og support, så I kan komme i gang med det samme.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad indebærer EU-dommen om tidsregistrering fra 2019?

EU-dommen fra 2019 kræver, at alle medarbejdere i EU's medlemslande skal have mulighed for at registrere deres arbejdstid for at sikre ret til maksimal arbejdstid og hvileperioder.

Hvornår træder de nye lovkrav for tidsregistrering i kraft i Danmark?

Lovkravene for tidsregistrering forventes at træde i kraft den 1. juli 2024.

Hvilke grundlæggende regler gælder for arbejdstid ifølge EU's arbejdstidsdirektiv?

Grundlæggende regler inkluderer en 48-timers arbejdsuge, 11 sammenhængende hviletimer indenfor 24 timer, og kravet om en ugentlig fridag.

Hvordan vil EU-dommen fra 2019 påvirke danske virksomheder?

Danske virksomheder skal have en løsning til nøjagtig og pålidelig registrering af arbejdstid og gøre løsningen tilgængelig for kontrolindsatser.

Hvordan påvirker de nye lovkrav arbejdsfleksibiliteten i Danmark?

De nye regler kan udfordre den traditionelle fleksibilitet i det danske arbejdsmarked, da der som udgangspunkt ikke er undtagelser for tidsregistrering.

Hvad er formålet med de nye regler for tidsregistrering?

Formålet er at sikre retfærdighed og gennemsigtighed på arbejdspladsen, beskytte mod overarbejde og sikre sunde arbejdsforhold for medarbejdere i EU.

Er det nødvendigt at opgradere til digitale tidsregistreringssystemer?

Lovkravene nævner ikke specifikt, at man skal tidsregistrere via et digitalt system. Det bliver dog lovpligtigt at sikre præcis og pålidelig tidsregistrering, og for virksomheder med mere end et par ansatte, vil det højst sandsynligt være nødvendigt at implementere et digitalt system for at imødekomme lovkravene.

Hvilke fordele er der ved at anvende digitale tidsregistreringssystemer?

Digitale tidsregistreringssystemer kan først og fremmest sikre jer, at I overholder de kommende lovkrav. Derudover øger tidsregistrering effektiviteten, reducerer lønfejl, og det giver indsigter i forretningsprocesser.

Er der risiko for juridiske konsekvenser, hvis en virksomhed ikke overholder de nye tidsregistreringsregler?

Ja, manglende overholdelse kan medføre bøder og andre juridiske konsekvenser.

Hvorfor er det nødvendigt at tidsregistrere hver enkelt medarbejders arbejdstid dagligt?

EU-dommen understreger, at arbejdsgivere skal registrere den enkelte medarbejders arbejdstid hver dag for at sikre håndhævelse af 48 timers- og 11 timers reglen samt skabe et objektivt grundlag for dialog om arbejdstiden og opgaverne.

Hvordan ser fremtidige ændringer ud i lovgivningen relateret til tidsregistrering?

Fremtidige ændringer i dansk lovgivning vil basere sig på EU’s arbejdstidsdirektiv og EU-domstolens håndhævelse af denne. Som medlemsland i EU er Danmark forpligtet til at håndhæve EU-domstolens afgørelser, men implementeringen i dansk lovgivning skal igennem Folketinget.

Vil du i luften med et effektivt tidsregistreringssystem?

Tag det første skridt hen imod en mere effektiv tidsregistrering. Udfyld formularen, og lad os tage en uforpligtende samtale om, hvordan Visma Time kan styrke jeres virksomhed.

Drejer din henvendelse sig om support, kan du finde mere info her