FAQ om overholdelse af den kommende lov om tidsregistrering
På webinaret "Overhold den nye lov om tidsregistrering med My Visma og Visma HR" fik vi mange relevante spørgsmål om den nye lov om tidsregistreing, hvordan I bedst tager stilling til den, og hvordan I kan forberede jer på at tage de nye funktioner i brug i My Visma og Visma HR.
Vores eksperter inden for jura, HR og strategi har givet dybdegående svar på disse spørgsmål, og resultatet er denne omfattende FAQ. Vi håber, at det kan blive en værdifuld indsigt for dig til navigere i de nye regler og forstå potentialet i tidsregistrering.
Hvad søger du information omkring?
Jura
Hvis direktionen ikke skal registrere tid, skal de så have et tillæg til deres kontrakt, eller vil de implicit være selvtilrettelæggere? add
Svar: Medarbejdere, der anses som selvtilrettelæggere, skal enten have et tillæg til ansættelseskontrakten eller en ny ansættelseskontrakt, hvor det fremgår, at de er undtaget for reglerne om registrering af arbejdstid.
Er det tilstrækkeligt blot at registrere afvigelser fra standard arbejdstid. Dvs. alle medarbejdere har en standard arbejdskalender og skal som udgangspunkt kun registrere afvigelser (ferie, fravær etc.). Vil dette setup overholde loven? add
Svar: Ja, de dage hvor der ikke bliver registreret af medarbejderen selv, bliver arbejdstiden baseret på arbejdsplanen. Læs mere her
Hvornår er man selvtilrettelægger? add
Svar: For at være omfattet af undtagelsen for selvtilrettelæggere skal følgende dobbeltkrav være opfyldt:
A) Selvtilrettelæggere er enten:(1) medarbejdere, der selv kan tilrettelægge hele deres arbejdstid (altså ikke kun har en vis grad frihed, men selv frit kan tilrettelægge deres arbejdstid), eller (2) medarbejdere, hvis arbejdstid på grund af særlige forhold i deres job ikke kan måles fuldstændigt eller forudbestemmes på forhånd.
B) Selvtilrettelæggeren har en ledelsesfunktion, eller en funktion, hvor vedkommende kan træffe selvstændige beslutninger.
Hvilke medarbejdere der er selvtilrettelæggere, skal I som arbejdsgiver selv vurdere ud fra det, som loven beskriver.
Hvis der ikke er afvigelser fra normtid, er der så lovkrav om, at medarbejder skal bekræfte arbejdstid? add
Svar: Ændringen af arbejdstidsloven medfører kun en registreringspligt for summen af daglig arbejdstid eller afvigelser fra daglig arbejdstid. Vælger I den sidste løsning, skal der kun registreres i de tilfælde, hvor den daglige arbejdstid afviger fra normtiden.
Hvad gælder for medarbejdere, der er på fast løn uanset arbejdstid - altså medarbejdere, der ikke er omfattet af undtagelserne, men pga. lønstørrelse er på fast løn? add
Svar: Medarbejdere med fast løn skal også registrere enten summen af arbejdstiden eller afvigelserne. Det har ingen betydning om de ekstra arbejdstimer udbetales, opspares eller ingen af delene.
Vi får månedsoversigter fra hver medarbejder, der registrerer de afvigelser, sygdom, kørsel mm. Er det godt nok, når vi har deres månedlige oversigter liggende? add
Svar: Der er ikke noget krav om, at tidsregistreringsløsningen skal være digitalt, men det skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt for medarbejderen og gemmes i 5 år.
Systemløsning
Vil det være muligt at lave en arbejdsplan i Visma HR/My Visma på afdelingsniveau? add
Svar: Den mulighed findes desværre ikke på nuværende tidspunkt.
Bliver det muligt at få en rapport, der viser alle arbejdstidsplaner for den enkelte medarbejder? add
Svar: Dette er pt. ikke planlagt.
Vil det skabe udfordringer med optjente feriedage, hvis man ændrer arbejdstidplanen for en deltidsansat? add
Svar: Arbejdsplanen styrer ikke optjeningen af feriedage/-timer. Det sker alene i lønsystemet.
Vi har nogle timelønnede, der registrerer arbejdstimer i et andet system - hvordan skal de markeres i fanen ansættelse? add
Svar: Hvis de ikke bruger My Visma, skal de enten ikke have et flueben, eller også skal de markeres som undtaget for bekræftelse af arbejdstid, så de ikke indgår i rapporten.
Hvis vi ikke bruger My Visma til tidsregistrering, så er det vel ok, at vi ikke sætter nogle flueben på medarbejdernes ansættelse? add
Svar: Ja, i så fald skal det håndteres i et andet system.
Vil det være muligt at sætte arbejdsplan på medarbejderniveau via decentral registrering, samt tildele "undtaget registrering af arbejdstid" mm.? add
Svar: På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at indlæse via decentral registrering. Medarbejdere, der afviger fra standard arbejdsplan, skal have oprettet en individuel arbejdsplan og evt. markering (flueben) sættes individuelt pr. medarbejder.
Vil forudindtastet fravær (f.eks. ferie) være markeret, når medarbejder skal bekræfte arbejdstid? add
Svar: Ja, medarbejderen vil kunne se på de enkelte datoer, hvis der i forvejen er registreret f.eks. ferie.
Vi bruger i dag Visma Time til at håndtere overarbejde. Hvis man opretter overarbejde som en afvigelse, vil det så udløse en udbetaling? add
Svar: Hvis I bruger Visma Time til tidsregistrering, så skal I ikke bruge My Visma og registrere arbejdstid på de samme medarbejdere, som også registrerer i Visma Time. De skal kun registrere overarbejde ét sted, og udbetaling vil ske som normalt.
Hvis medarbejder registrerer overarbejde under "arbejde" (lønregistrering), vil registreringen så automatisk komme over i arbejdstidsregistreringen, eller skal man registrere det to gange? add
Svar: Hvis lønregistreringen tæller som arbejdstid, vil vores system tælle det som sådan. Såfremt virksomhedens arbejdspolitik ikke kræver en manuel arbejdstidsbekræftelse af medarbejderen, så behøver medarbejderen kun at registrere sit overarbejde.
Er det arbejdsgiver, der sætter notifikationen op til bekræftelse af arbejdstid? Hvis ja, hvor ofte kan vi få denne notifikation op? add
Svar: Funktionen til notifikationer ligger ikke fast endnu, så vi kender p.t. ikke mulighederne i den færdige løsning.
Hvis man får overtidsbetaling, evt. 50 % eller 100 %, skal de timer så registreres under "Arbejdstid", eller som man gør nu under "Lønregistrering"? add
Svar: Det kan gøres på begge måder. Om man registrere overtidsbetalingen ifm. med sin arbejdstidsbekræftelse, eller om man gør det, som man plejer under Lønregistrering, ender ud i det samme resultat. Det afhænger blot af, hvilken metode jeres virksomhed vælger at bruge.
Halvdelen af vores medarbejdere registrerer deres arbejdstid i et vagtplaneringssystem. Vi har derfor ikke brug for, at de også skal registrere tid i Visma HR/My Visma. Kan man undtage disse medarbejdere? add
Svar: Ja, I bestemmer selv hvilke medarbejdergrupper, der skal registrere arbejdstid i Visma HR/My Visma.
Kan medarbejderen se deres samlede overtidstimer? add
Svar: Ja, medarbejderne kan se et overblik over deres arbejdstid og afvigelser.
Hvad gør man med timelønnede medarbejdere? add
Svar: Timelønnede medarbejdere skal registrere deres timer, som de gør i dag.
Har vi allerede Self Service, hvis vi i dag benytter My Visma appen til registrering af fravær? add
Svar: Ja, hvis jeres medarbejdere har adgang til at registrere fravær eller lønregistreringer, så har I allerede My Visma Self Service, og I vil automatisk få adgang til det nye arbejdstidsmodul.
Skal leder godkende arbejdstid på samme måde som ferie og fravær? Eller kræver det en særskilt opsætning? add
Svar: Ledere skal ikke godkende arbejdstid, men ferie, fravær og overarbejde mv. skal godkendes af lederen som normalt.
Hvor kan man se, om vi har My Visma Self Service? add
Svar: Det kan du se under "Indstillinger" > "Bruger/adgang" under "Roller". Har du en Self Service-rolle vil det fremgå her. Kontakt os, hvis du er i tvivl.
Hvad med medarbejdere på jobløn, der ikke skal optjene noget? add
Svar: Joblønnede skal også registrere arbejdstid. Det påvirker ikke deres løn, og de optjener ikke noget, hvis det ikke skal være en mulighed.
Vi har både Visma HR til funktionærer og Visma Time til vores overenskomstansatte. add
Svar: I kan sagtens fortsætte med at have nogle medarbejdere, der registrerer i Visma Time, og andre der registrerer i Visma HR. Det afhænger af, hvilket behov I har og hvor komplekse regler, der skal kunne styres iht. overenskomst.
Hvis Visma Løn er sat op med normtid på 37 timer om ugen, men man sætter arbejdsplanen på 45 timer, hvis det fremgår af medarbejderens kontrakt, vil det så påvirke lønnen? add
Svar: Arbejdsplanen i Visma HR har ingen sammenhæng med månedsløn og normtid i Visma Løn, så det vil ikke påvirke lønnen.
Så vi skal ikke registrere overarbejde som hidtil da den nye mulighed for registrering af overarbejde går til leders godkendelse? add
Svar: Arbejdstidsbekræftelsen er ikke nødvendigvis en erstatning af måden, der skal registreres overarbejde på. Man kan dog ifm. indtastningen af ens arbejdstid registrere den afvigende tid som overarbejde, der skal godkendes af lederen.
Hvis medarbejderne registrerer via My Visma app, kommer det så til godkendelse hos deres leder? add
Svar: Det er kun afvigelser, der i forvejen kræver godkendelse, der kommer til godkendelse hos leder, f.eks. overarbejde eller flekstid. Arbejdstiden skal ikke godkendes.
Jeg kan ikke se knappen "Tilføj arbejdstid i min app". Er det fordi, jeg ikke har en arbejdsplan? add
Svar: Løsningen til registrering af arbejdstid var på daværende tidspunkt ikke tilgængelig endnu. "Arbejdstid" er nu blevet lanceret og bør være tilgængelig hos alle kunder med Self Service i My Visma eller Visma HR.
Kommer afvigelser til at påvirke lønnen? add
Svar: Nej, afvigelser i arbejdstid påvirker ikke den normale månedsløn. Kun afvigelser, der registreres som f.eks. overarbejde, hvor der vil ske en udbetaling eller opsamling til afspadsering. Får I ikke overarbejde udbetalt normalt, så vil denne mulighed ikke kunne vælges.
Er det muligt at opsætte, hvorvidt afvigelsesstyperne skal overføres til Visma Løn? add
Svar: Ja, afvigelser kan sættes op til f.eks. udbetaling eller optjening i en fleks eller timebanksaldo. De kan dog også blot indgå som arbejdstid uden overførsel til Visma Løn. Det afhænger af den enkelte virksomheds opsætning.
Hvad hvis medarbejderen arbejder færre timer end arbejdsplanen? add
Svar: Arbejder medarbejderen færre timer end arbejdsplanen, skal afvigelsen registreres, f.eks. via fleks eller afspadsering. Er medarbejderen joblønnet uden fleks eller afspadsering, vil der være en "HR fraværstype" som man kan bruge til både positive og negative afvigelser, og som ikke overføres til Visma Løn.
Kan leder og medarbejder selv oprette deres arbejdsplan, eller er det kun administrator, der kan det? add
Svar: Det er kun administrator, der kan oprette/redigere arbejdsplaner.
Vil afvigelserne altid komme ud som en lønart, der giver en udbetaling af overarbejde eller en opsparing af flex? add
Svar: Det afhænger af, hvordan systemet opsættes. Afvigelser kan være neutrale og blot indgå i beregningen af arbejdstid, hvis man ønsker det.
Såfremt alle i virksomheden har den samme arbejdsplan, er det så nok med en arbejdsplan på kundeforholdet, eller skal den ned på den individuelle medarbejder? add
Svar: I det tilfælde vil det være nok med én arbejdsplan på kundeforholdet, der gælder for hele virksomheden.
Skal registreringerne godkendes af en leder, og kan lederen evt. se saldo for fleks? add
Svar: Lederen skal ikke godkende afvigelser fra arbejdstiden. Optjenes afvigelsen til en flekssaldo, er det dog muligt at opsætte således, at afvigelser der optjenes til en flekssaldo, skal godkendes af leder. Lederen vil kunne se medarbejdernes flekssaldo, hvis man ønsker det.
Er det muligt, at arbejdstid er forudfyldt og "godkendt" automatisk? Sådan at det kun er ved afvigelser, at medarbejderen skal bekræfte arbejdstiden. add
Svar: Ja, systemet vil bruge arbejdsplanen som forudfyldt arbejdstid. Hvorvidt medarbejderne skal bekræfte arbejdstid eller kun angive afvigelser og hvor ofte, skal I selv definere i jeres virksomhedspolitik om arbejdstidsregistrering.
Kan man undlade at sætte flueben i alle tre felter, når man opretter en medarbejder? Eller skal man tage stilling til det før oprettelsen? add
Svar: Man skal kun sætte en markering (flueben), hvis medarbejderen skal undtages fra noget, og det kan altid gøres senere. Det behøver derfor ikke være samtidig med oprettelsen af medarbejderen.
Er det muligt både at have medarbejdere på jobløn, hvor afvigelser ikke er lønskabende, og andre medarbejdere, som har overarbejde/mertimer, som er lønskabende? add
Svar: Ja, begge grupper af medarbejdere kan håndteres og vil skulle have hver sin stillingskategori. Det er opsætningen af den enkelte stillingskategori, der afgør hvilke lønarter og fraværskoder, medarbejderne kan bruge.
Kan I se nogle ulemper ved at oprette individuelle arbejdsplaner på alle medarbejdere? add
Svar: Nej, men hvis 90 % af medarbejderne har samme normtid og arbejdsplan, så er der ikke nogen grund til at oprette individuelle arbejdsplaner, da de vil være omfattet af standard arbejdsplanen.
Skal man fortsat registrere overarbejde som hidtil? add
Svar: Man kan godt fortsætte med at registrere overarbejde som i dag, men man kan også vælge at bruge det nye modul til registrering af Arbejdstid og her registrere afvigelser som overarbejde.
Skal medarbejderne registrere arbejdstid i My Visma, når vi har Visma Time? add
Svar: Hvis jeres funktionærer bruger Visma Time eller et andet tidsregistreringssystem, så skal de ikke også bruge My Visma. My Visma Self Service kan bruges som et alternativ, hvis I ikke har et andet system.
Hvordan får man styr på hviletidsreglerne og 11-timersreglen, hvis man ikke har komme-gå-tider? add
Svar: Har I brug for at registrere komme-og-gå tider, skal I bruge et tidsregistreringssystem som Visma Time i stedet for. Det er ikke et krav at de konkrete tidspunkter registreres.
Skal de, der er overenskomstansatte - og får overarbejdsbetaling - registrere det, som de plejer, og så under arbejdstidsregistreringen registrere x antal timer igen? (Dvs. samme timer to gange) add
Svar: Hvis den tid, der registreres som overarbejde, tæller som arbejdstid, behøver medarbejderen ikke registrere to gange.
Kommer der en ny kode til de medarbejdere, der er på jobløn? De skal registrere afvigelser, men det skal ikke være overarbejde, flekstid eller lignende? add
Svar: Ja, der kommer en ny HR-registreringstype til +/- afvigelser, der ikke skal lønbehandles.
Kan afvigelser i arbejdstid sættes op til godkendelse af leder, selvom det ikke efter loven behøver at blive godkendt af en leder? add
Svar: Normtid og afvigelser skal og kan ikke godkendes af leder, da det ikke er krævet iht. loven. Afvigelser, der skal lønbehandles som f.eks. overarbejde, vil stadig skulle godkendes af leder.
Hvor kan man vælge hvilke afvigelsestyper, der skal sættes op? add
Svar: Det kan være forskelligt hos virksomheder, hvad der må registreres under afvigelser. Det kan også være forskelligt hvilke afvigelser, der må kunne vælges hos forskellige medarbejdergrupper. Det styres af opsætningen i Visma HR under "Stillingskategori koder".
Arbejdspolitik
Kan man opsætte således, at medarbejderen blot skal bekræfte arbejdstid hver 14. dag eller hver måned? Så det ikke er ugentligt? add
Svar: Det er arbejdsgiver, der fastsætter reglerne for hvor ofte, medarbejderne skal registrere arbejdstid. Det er et af de punkter, vi anbefaler, at I definerer i jeres arbejdspolitik.
Har I en skabelon til hvordan, en arbejdstidspolitik kan se ud? add
Svar: Vi har udarbejdet en tjekliste til udarbejdelse af en arbejdspolitik, som I kan tage udgangspunkt i. Se tjekliste
Er det kun aftalte afvigelser mellem medarbejder og leder, der skal registreres? Eller er det op til medarbejderen at anføre afvigelser i arbejdstid? add
Svar: Alle afvigelser fra normal arbejdstid skal registreres jf. den arbejdstidspolitik, I udarbejder. Det gør ingen forskel, om det er betalt eller aftalt ekstra arbejdstid.
Skal medarbejderen ind og bekræfte arbejdstiden? Eller er det muligt bare at registrere afvigelser ud fra arbejdsplanen? add
Svar: Jeres virksomhed skal selv fastsætte reglerne for bekræftelse af arbejdstid og angivelse af afvigelser i en arbejdspolitik. Herunder om medarbejderne skal bekræfte arbejdstid, eller udelukkende angive afvigelser. Begge dele er en mulighed med My Visma og Visma HR via Self Service.
Skal en medarbejder ikke foretage registreringer eller bekræfte arbejdstid, hvis vedkommende ikke har haft afvigelser i en længere periode (f.eks. uger/måneder)? add
Svar: I princippet nej. I kan dog vælge at definere andet i jeres arbejdspolitik, og vælge at arbejdstid altid skal bekræftes. Vi ser arbejdsplanerne som en stille bekræftelse, da den er baseret på medarbejderens ansættelseskontrakt, hvor deres normtid er angivet.
I nævner, at man kan nøjes med at bekræfte sin arbejdtid én gang om ugen eller måneden - hvordan holder man så øje med om hviletidsreglen er overholdt? add
Svar: Hviletidsbestemmelserne i Arbejdsmiljøloven har eksisteret i mange år og er uændrede. Ændringen i arbejdstidsloven medfører kun en registreringspligt for summen af den daglige arbejdstid, eller hvis der er afvigelser fra normtiden. Det er ikke et krav at registrere komme-og-gå-tider. Men I bør have regler for det, og beskrive det i en arbejdstidspolitik.
Kan vi selv bestemme, om medarbejderen skal registrere deres timer dagligt eller en gang om ugen? Og ligeså om lederen skal godkende dagligt eller fx. månedlig? add
Svar: Det er op til jeres virksomheds arbejdspolitik at fastsætte regler for hvor ofte medarbejderne skal registrere. Lederne skal ikke godkende arbejdstiden, medmindre det er f.eks. overarbejde, der skal udbetales.
Vejledninger
Har I lavet en kort vejledning, som kan sendes ud til medarbejderne - både på web og app? add
Svar: Vi har udarbejdet forskelligt materiale, som I er velkomne til at dele med jeres medarbejdere:
Har I udarbejdet en vejledning til opætning af "Arbejdstid"? add
Svar: Ja, vi har udarbejdet en vejledning til administrator, der viser hvordan du opsætter arbejdstidsregistrering i My Visma og Visma HR.
Bliver undtagelserne for bekræftelse af arbejdstid specificeret yderligere i f.eks. en vejledning? add
Svar: Du kan finde nogle eksempler på undtagelserne for bekræftelse af arbejdstid i vores vejledning. I skal dog selv tage stilling til, om der er medarbejdere hos jer, som er undtaget jf. loven. Se vejledning til undtagelser
Brug for hjælp til at overholde det nye lovkrav?
Hvis din virksomhed ikke allerede har Self Service i dag men ønsker at benytte det til at overholde den nye lov om tidsregistrering, så er det en god ide allerede nu at bestille servicen, så vi kan implementere løsningen til jer hurtigst muligt.