Hvordan får nutidens controller tid til at agere business partner?
14.10.2019
Skrevet af: Martin Andersen, Head of Finance & Business Insights
Hvad indebærer controller-rollen?
En traditionel controller forbindes ofte med én, der har styr på virksomhedens økonomi, budgetter og regnskaber. Fokus er derfor i høj grad på fortiden for at forklare afvigelser.
Det afspejler en rolle, som ikke nødvendigvis stiller krav til, hvorvidt en controller bør være proaktiv, en stærk kommunikatør og en som også formår at kigge op fra excel-arkene i løbet af arbejdsdagen. Det er derimod nogle krav, som i højere grad stilles til nutidens controller.
Flere forventninger til nutidens controller
Nutidens controller skal naturligvis stadig være en haj til at administrere tallene i excel-arkene og fortsat have det økonomiske overblik. Dog ses det i langt højere grad, at nutidens controller har fået et ekstra og vigtigt fokusområde - at agere business partner for organisationen ved at yde strategisk rådgivning om fremtiden på baggrund af fakta.
Et område, som selvfølgelig ikke kan stå alene uden det eksisterende bagudrettede fokus, som er et vigtigt ben i controller-rollen. Spørgsmålet er bare, hvordan nutidens controller reelt får tid til at håndtere begge fokusområder?
"At finde mønstre i medarbejderdata, såsom i fravær, er først og fremmest i HR's interesse - men det er også et behov og ønske for hele organisationen."
Et HR-dataoverblik er vigtigere end aldrig før
BI påvirker organisationen på alle niveauer. Det kan medvirke til hurtigere og mere effektive arbejdsprocesser og skabe beslutninger ud fra mere solide grundlag. Som beskrevet i denne artikel er HR en funktion, som i høj grad vil kunne drage fordele af mulighederne, som følger med BI.
Selvom jeg her fokuserer på controller-rollen, er det ikke tilfældigt, at HR nævnes.
HR er en af de funktioner, som vi controllere leverer analyser til – og netop fra denne funktion oplever jeg personligt en øget efterspørgsel på overblik over medarbejderdata. HR er uden tvivl begyndt at efterspørge mere medarbejderdata, som kan kobles sammen med funktionens største udfordring - at tiltrække og fastholde de rigtige medarbejdere i en tid, som i høj grad er præget af hyppige jobskift. At finde mønstre i medarbejderdata, såsom i fravær, er først og fremmest i HRs interesse - men det er også et behov og ønske for hele organisationen. For som enhver controller eller HR-medarbejder ved, så er det omkostningstungt at rekruttere og onboarde nye medarbejdere. Så det gælder om at kigge på alle de elementer, der kan pege i retningen af, at en værdsat medarbejder er ved at forlade virksomheden.
Når vi forstår vores medarbejderdata, kan vi reducere fejlskud i rekrutteringen og dermed minimere rekrutteringsomkostningerne.
Hvis målet er, at forstå og opdage mønstre i vores medarbejderdata, så kræver det jo i første omgang adgang til de relevante informationer. Hvis det skal ske via en manuel procedure, er første skridt at skaffe relevant data enten via et system eller direkte fra medarbejderne - altså fra kilden eller fra dataejer.
Herefter skal data bearbejdes, analyseres og kan med fordel visualiseres, så det er let at præsentere for de relevante kolleger og ledelse. Men processen slutter ikke her.
Efter præsentationen kommer ofte korrektioner til data, som betyder, at processen som minimum gentages en gang til. En proces, hvor der bruges meget “controller-tid” på noget så banalt som at bearbejde data - som i øvrigt langt fra frigiver tid til business partner-rollen.
Manuelle processer er den største udfordring for nutidens controller
Når der blandt andet skal skabes overblik over medarbejderdata gennem den beskrevne manuelle procedure, udfordrer det ideen om, at controllere skal have mere tid til at agere business partnere.
For selvom der er mere fokus fra organisationers side på, at controllere i højere grad skal kunne give strategisk rådgivning og sparring ud fra data, mener jeg, at det naturligt vil kræve, at der frigives tid fra netop de manuelle processer. Et godt udgangspunkt for dette, er først og fremmest, at få struktureret, automatiseret og visualiseret organisationens data i et egnet system.
Et BI-værktøj understøtter nutidens controller
En oplagt vej til at arbejde smartere med organisationens data er ved brugen af såkaldte BI-værktøjer. BI kan medvirke til at skabe overblik og gennemsigtighed over data - hvilket også skaber et bedre udgangspunkt for at få skabt et mere solidt datagrundlag.
Et sådan værktøj vil blandt andet kunne fjerne en stor del af databearbejdringen fra controllerens bord. For med adgang til et BI-værktøj, vil data automatisk blive visualiseret for blandt andet HR, ledere og andre nøglepersoner, der alle i stigende grad efterspørger overblik over medarbejderdata. Og den direkte adgang til automatiske overblik, vil også gøre det enklere for blandt andet HR på egen hånd at vedligeholde og forbedre data, hvilket vil spare alle involverede for tid.
På den måde rykkes en del af controllerens “arbejde” hen til dem, der ejer data, hvilket vil frigive tid til at analysere og tolke på data, og dermed hjælpe forretningen ved at agere business partner. En måde controllere kan komme ud af den bagudrettede rolle og i højere grad se fremad og være business partner.
Rollen skal skabe værdi for hele organisationen
Som Visma Enterprises Head of Finance and Business Insights er Martin ansvarlig for økonomien. Hans rolle afspejler en nutidig controllers todelte fokusområde,
- Den traditionelle, bagudrettede og historisk orienterede rolle
- Den fremadrettede og rådgivende rolle gennem business partnering
Martin peger på, at det vigtigste i hans funktion er at skabe værdi for hele organisationen, som han mener, han gør gennem begge fokusområder. Men personligt motiveres Martin i høj grad af business partnering-delen, hvor han kan støtte organisationen i at træffe de rigtige beslutninger og se kritisk på, hvad der skaber værdi ved at underbygge beslutninger med fakta.
